Wie du deine Aufgaben einfach planen und strukturieren kannst
Unter Zeitmanagement verstehen wir Maßnahmen unsere Zeit, möglichst produktiv zu nutzen. In der heutigen Zeit werden eine hohe Arbeitslast, Überstunden und viele Projekte häufig mit Produktivität gleichgesetzt. Dabei leidet aber oft die mentale Gesundheit unter stressigen Situationen. Deshalb ist es umso wichtiger, vorhandene Aufgaben und Projekte zu priorisieren und in der verfügbaren Zeit zu organisieren, damit wir eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit hinbekommen.
Gerade im Office Management kommen oft viele verschiedenste Aufgaben zusammen. Von Bestellungen der Getränke, über Vorbereitungen für neue Mitarbeiter, bis hin zu saisonalen großen Events decken diese Aufgaben gewöhlich eine große Bandbreite verschiedenster Bereiche ab. Es kann also leicht passerien, dass du die Übersicht und Fokus verlierst. Deshalb ist eine gute Priorisierung und Zeitmanagement in solchen Positionen umso wichtiger. In diesem Artikel stellen wir dir generelle Maßnahmen zum Bewältigen deiner Aufgaben vor und geben dir eine kurze Einführung in drei konkrete Methoden für effektives Zeitmanagement.
Unter Zeitmanagement verstehen wir Maßnahmen unsere Zeit, möglichst produktiv zu nutzen. In der heutigen Zeit werden eine hohe Arbeitslast, Überstunden und viele Projekte häufig mit Produktivität gleichgesetzt. Dabei leidet aber oft die mentale Gesundheit unter stressigen Situationen. Deshalb ist es umso wichtiger, vorhandene Aufgaben und Projekte zu priorisieren und in der verfügbaren Zeit zu organisieren, damit wir eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit hinbekommen.
Gerade im Office Management kommen oft viele verschiedenste Aufgaben zusammen. Von Bestellungen der Getränke, über Vorbereitungen für neue Mitarbeiter, bis hin zu saisonalen großen Events decken diese Aufgaben gewöhlich eine große Bandbreite verschiedenster Bereiche ab. Es kann also leicht passerien, dass du die Übersicht und Fokus verlierst. Deshalb ist eine gute Priorisierung und Zeitmanagement in solchen Positionen umso wichtiger. In diesem Artikel stellen wir dir generelle Maßnahmen zum Bewältigen deiner Aufgaben vor und geben dir eine kurze Einführung in drei konkrete Methoden für effektives Zeitmanagement.
Wirksame Planung und Priorisierung deiner Aufgaben
Gerade wenn der Berufsalltag aus vielen kleinen Aufgaben besteht, ist Planung wortwörtlich das halbe Leben. Wir empfehlen dir deine Aufgaben in wöchentlichen und täglichen Pläne im Voraus zu strukturieren. Am einfachsten klappt das, wenn du dir Immer die gleiche Zeit dafür vornimmst. Die letzte Stunde am Freitag eignet sich beispielsweise bestens, um die Planung für die neue Woche zu erledigen. So schließt du mit der vegangenen Woche komplett ab und kannst entspannt in dein Wochenende und die neue Woche danach starten. Die tägliche Planung erledigst du am besten jeden Morgen in den ersten 5 Minuten deines Arbeitstags bevor du überhaupt die erste Aufgabe beginnst.
Während du deine Aufgaben planst, kannst du sie auch gleichzeitig priorisieren. Entscheidende bei der Priorisierung sind dabei verschiedene Faktoren:
- Gibt es eine unverschiebbare Deadline für die Aufgabe?
- Wie wichtig ist die Aufgabe bzw. Hat sie einen großen Einfluss auf das Unternehmen bzw. Team?
- Muss ich die Aufgabe erledigen, damit ich mit anderen Aufgaben beginnen oder weiter machen kann?
- Wartet ein anderes Team darauf, dass ich die Aufgabe erledige, dass sie weiter arbeiten können?
Aufgaben mit einer strikten Deadline oder hohem Einfluss bekommen höhere Prioritäten. Wenn einer Aufgabe, weitere Schritte folgen oder ein anderes Team auf die Erledigung wartet, erhält auch diese Aufgabe eine höhere Priorität. Weniger dringende Aufgaben mit flexiblen Deadlines können niedriger priorisiert werden.
Softwarelösungen und Tools für die optimale Planung
Manchmal ist es schwierig bei vielen Aufgaben und Deadlines einen Überblick zu behalten. Dann hilft es, wenn du ein Tool oder eine Software zum Planen nutzt. Gute Lösungen für das Projekt- und Taskmanagement sind zum Beispiel Trello, Asana oder Monday. Die meisten Anbieter bieten eine kostenfreies Paket an, das du je nach weiteren Funktionalitäten und Schnittstellen erweitern kanns. Am effektivsten sind solche Lösungen, wenn sie firmen- aber zumindest teamweit eingesetzt werden. So kannst nicht nur du deine Aufgaben übersichtlich planen und verwalten. Auch deine Kolleg*innen und das ganze Unternehmen profitiert von einer strukturierten und effizienten Arbeitsweise.
Über strukturierte Prozesse und das Outsourcen von Aufgaben
Manchmal lassen sich Aufgaben und Prozesse auch automatisieren. In den meisten Postfächern lassen sich Filter oder Regeln für eingehende Emails einrichten. Damit kannst du deine Emails gleich beim Empfangen sortieren und dann nach Themengebiet abarbeiten. Für wiederkehrende Aufgaben, wie Bestellungen von Büromaterialien oder Reisebuchungen kannst du über ein Formular einfach einen Prozess aufsetzen. Entweder du nimmst einfach Google Forms oder ein ähnliches Umfrage Tool. Wenn du bereits eine Projektmanagement-Software wie Asana verwendest, kannst du auch darin ein Formular erstellen. Damit hast du alle Aufgaben und Fälligkeiten gleich übersichtlich an einem Ort.
Hast du schon mal darüber nachgedacht, manche Aufgaben abzugeben? Vielleicht gibt es in deinem Team jemanden, der Aufgaben für dich übernehmen kann. Wenn gerade kein Budget für eine Erweiterung des Teams vorhanden ist, kannst du Aufgaben auch an externe Partner outsourcen. Wir von Tiger Facility Services kümmern uns beispielsweise um viele Services rund ums Büro und halten dir so den Rücken frei.
