Bist du auf der Suche nach den effektivsten Maßnahmen, um die Kosten im Office Management zu reduzieren? Dann bist du hier genau richtig! Als Office Manager*in trägst du nicht nur die Verantwortung dafür, sicherzustellen, dass dein Unternehmen das Maximum aus seinen Investitionen, Technologien und Mitarbeitenden herausholt, sondern auch dafür, kosteneffiziente Initiativen im gesamten Betrieb umzusetzen.
Hier präsentieren wir dir fünf erstklassige Ansätze, die du in Betracht ziehen kannst – von Softwarelösungen bis hin zu bewährten Arbeitsweisen!
1. Steigerung der Produktivität durch Automatisierung von Prozessen
Im Office Management lassen sich durch geschickte Automatisierung erhebliche Kosten sparen. Technologie optimiert Arbeitsabläufe, spart Ressourcen und befreit Office Manager*innen von wiederkehrenden Aufgaben wie Terminplanung und E-Mail-Benachrichtigungen. Die gewonnene Zeit kann strategisch genutzt werden, während automatisierte Prozesse Fehler minimieren. Beispielsweise verhindert automatische Datenextraktion aus Rechnungen potenzielle Fehlbuchungen. Zudem schonen automatisierte Systeme Ressourcen wie Papier und Energie, z.B. durch doppelseitigen Druck. Die Skalierbarkeit des Betriebs erfolgt ohne zusätzliches Personal, da automatisierte Systeme die steigende Arbeitslast bewältigen.
2. Überprüfung von Abonnements zur Kostenreduktion
Unternehmen schließen oft eine Vielzahl von Abonnements ab, um verschiedene Plattformen und Informationsquellen auszuprobieren oder zu nutzen. Dadurch kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Nimm dir daher Zeit, um regelmäßig die Abonnements zu überprüfen, die dein Team abgeschlossen hat und herauszufinden, welche gekündigt oder auf günstigere Alternativen umgestellt werden können.
Die derzeitige Abonnement-Struktur basiert oft auf monatlicher Abrechnung pro Benutzer. Dies bedeutet, dass die Kosten für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden exponentiell steigen können. Wenn beispielsweise eine Online-Projektmanagement-Plattform 15 Euro pro Benutzer und Monat kostet, würde ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden 1.500 Euro pro Monat oder 18.000 Euro pro Jahr dafür ausgeben. Angesichts der Anzahl der Abonnements, die ein Unternehmen möglicherweise hat, können sich die Kosten schnell summieren. Überlege daher genau, welche Abonnements wirklich nützlich sind und den Betrieb erleichtern. Oft bietet eine jährliche Zahlweise der Abonnements nochmal eine deutliche Kostenreduzierung zu der monatlichen Zahlung.
3. Zuverlässiger Partner für alle Dienstleistungen rund um das Büro
Die Suche nach dem richtigen Servicepartner kann für Office Manager*innen einen erheblichen Einfluss auf die Kostenreduzierung haben. Die Zusammenarbeit mit einem umfassenden Dienstleister wie beispielsweise tiger., der eine breite Palette von Leistungen wie Reinigung, Hausmeisterservice und mehr abdeckt, kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
- Bündelung von Leistungen führt oft zu niedrigeren Gesamtkosten im Vergleich zur Einzelbeauftragung mehrerer Anbieter
- Ein einziger Ansprechpartner spart Zeit, die wiederum für strategische Aktivitäten genutzt werden kann
- Erspart aufwendige Suche nach geeigneten Anbietern und das Vergleichen von Angeboten
- Erfahrener Servicepartner sichert hohe Qualität und einen konsistenten Standard, dies führt zur Reduktion von unerwarteten Problemen oder zusätzlichen Kosten aufgrund von Mängeln
- Reduktion oder Erweiterung der Leistungen ohne Verhandlung von separaten Verträgen mit verschiedenen Anbietern
Die langfristige Zusammenarbeit mit einem Servicepartner führt oft zu einer vertrauensvollen Beziehung. Dadurch können Office Manager*innen von maßgeschneiderten Lösungen und schnelleren Reaktionszeiten profitieren, was sich positiv auf die Effizienz auswirken kann.
4. Zeitersparnis durch ein Dokumentenmanagementsystem
Wenn dein Unternehmen immer noch auf Papierakten angewiesen ist, die in zahlreichen Aktenschränken lagern, könnte die Einführung einer Dokumentenmanagement-Software eine Überlegung wert sein. Dies hilft nicht nur deinem Team, wertvolle Zeit für die Suche nach Dokumenten zu sparen, sondern senkt auch die Ausgaben. Bis zu 95 % der Unternehmensinformationen existieren in Papierform. Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen und schafft Transparenz in den Arbeitsabläufen. Diese Technologie beschleunigt manuelle Prozesse erheblich und minimiert menschliche Fehler, da sie von Software ausgeführt werden.
5. Einsparung von Bürofläche und Kosten durch Hybrid-Work
Seit der COVID19-Pandemie haben immer mehr Unternehmen flexible Arbeitsorte eingefügt. Diese Implementierung eines Hybrid-Arbeitsmodells bietet Office Manager*innen eine bedeutende Möglichkeit zur Kosteneinsparung durch eine effizientere Nutzung der Bürofläche.
Kombination von Remote-Arbeit und Präsenzarbeit
- Räumlichkeiten optimieren und Bürofläche besser nutzen
- Flexibilisierung der Arbeitsplatzgestaltung
- Effizientere Raumnutzung
- Anpassung der Bürofläche an die tatsächlichen Bedürfnisse
Hot-Desking und Desk-Sharing
- Mitarbeitende teilen sich Arbeitsplätze, die je nach Bedarf genutzt werden können
- Weniger feste Arbeitsplätze werden benötigt, was die Bürofläche reduziert
- Weniger benötigte Bürofläche führt direkt zu geringeren Raumkosten
- Mietkosten, Energieausgaben und Instandhaltungskosten können erheblich gesenkt werden
- Weniger Möbel, Arbeitsmittel und Ausstattungen notwendig
Büroflächen können vermehrt als gemeinsam genutzte Räume, wie z. B. Kollaborationsbereiche oder Ruhezonen, gestaltet werden. Dies fördert die Interaktion und Zusammenarbeit der Mitarbeitenden und reduziert gleichzeitig den Bedarf an individuellen Arbeitsplätzen. Unternehmen können außerdem kosteneffizienter expandieren, indem sie nicht sofort zusätzliche Bürofläche mieten müssen. Da Mitarbeitende teilweise remote arbeiten, können neue Teammitglieder zunächst in bereits vorhandenen Räumlichkeiten integriert werden.
Wir hoffen du konntest einige Ideen mitnehmen, wie du Kosten in deinem Büro einsparen kannst. Wenn du ein Angebot für deine Services rund um das Büro erhalten möchtest, um zukünftig nur noch einen Servicepartner zu verwalten, dann frage heute noch dein unverbindliches Angebot an.
