Erfolgreiches Zeitmanagement in 8 Schritten

von Joel Borgol
Erfolgreiches Zeitmanagement in 8 Schritten

Viel Arbeit und zu wenig Zeit sind ein gängiges Phänomen in Unternehmen. Wir haben für Sie ein paar simple, aber durchaus effektive Schritte aufgelistet, mit denen Sie Ihr Arbeitsmanagement optimieren können.

1: Prioritäten setzen ist ein Muss…

Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über anstehende Ziele und definieren Sie für jede Aufgabe den Wichtigkeitsgrad.

Sortieren Sie die wichtigen Aufgaben von den unwichtigen. So verbringen Sie nicht Stunden damit sich, um Sachen zu kümmern, die Sie Ihrem jeweiligen Ziel nicht näher bringen.

Achten Sie darauf, nicht zu viele Prioritäten zu setzen. Sie verlieren nicht nur den Überblick, sondern vor allem Zeit, da Sie wieder Ordnung schaffen müssen. Es sollte nicht darauf hinauslaufen, dass Sie Aufgaben vor sich herschieben. Das Setzen von Prioritäten soll Ihnen ermöglichen, systematisch mit Ihrer Arbeit voranzukommen.

Zu guter Letzt ermöglicht Ihnen die Priorisierung von Aufgaben genau einzuschätzen, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe brauchen. Das erlaubt Ihnen nicht nur ein präzises Zeitmanagement zu etablieren, sondern auch ein Gefühl für kommende Aufgaben zu bekommen.


2: …Genauso wie Zielsetzung

Nachdem klar ist in welcher Rangordnung Sie Ihre Aufgaben abarbeiten, können Sie Ihre Ziele definieren. Sobald Sie ein finales Ziel haben, sollte Sie nichts mehr davon abhalten es zu verwirklichen. Die Umstände können sich selbstverständlich immer ändern und Unvorhersehbarkeiten gehören zu jedem Arbeitsprozess mit dazu. Sie werden jedoch ungemein viel Zeit sparen, wenn Sie Ihr Ziel nicht ständig ändern oder sich mit Aufgaben aufhalten, die nichts mit dem finalen Ziel zu tun haben.

Definieren Sie ein klares Ziel, um eine Grundlage für einen Arbeitsplan zu schaffen. Wenn Sie nach Plan vorgehen und ihn konsequent abarbeiten, werden Sie viel Zeit sparen, die Sie für wichtigeres nutzen können.


3: Fokus heißt der Modus

Eine gute Vorbereitung ist die Basis für erfolgreiche Projekte. Sie führt jedoch zu nichts, wenn Sie zulassen, dass Sie Ihren Fokus aufgrund von Ablenkungen verlieren. Sie werden unter einen immensen Druck verfallen, sobald Sie merken, dass Sie Ihre Tagesaufgaben nicht schaffen und Ihren Zeitplan nach hinten verschieben müssen.

Das wirkt sich nicht nur negativ auf Ihre Arbeitsmoral, sondern wirft auch auf Sie ein schlechtes Licht. Kollegen und Vorgesetzte verlassen sich auf Ihre Zuverlässigkeit. Sie möchten nicht derjenige sein, durch den Projekte, ob klein oder groß, ins Stocken geraten.

Oft entwickelt man auf Arbeit kleine Gewohnheiten, um Sich zumindest für ein paar Minuten von der Arbeit abzulenken. Seien Sie ehrlich zu sich selbst. Treffen Sie Maßnahmen, um jegliche Ablenkungen zu unterbinden damit Sie sich voll auf das was zu tun ist konzentrieren können. Sie kennen sich am besten und wissen, wo sie durch eine Optimierung Ihres Arbeitsverhaltens am besten Zeit sparen können.

Wie Sie sehen, gehen Zeitmanagement und Selbstmanagement Hand in Hand. Beides ist notwendig, um Ihre Aufgaben effizient abzuarbeiten, Ihre Ziele in der vorgegebenen Zeit zu erreichen und das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

4: Step by Step

Achten Sie darauf, dass die Anzahl Ihrer Aufgaben stets übersichtlich bleibt, da es in der Ausführung zwingend zu Unsauberkeiten kommen wird, wenn Sie sich zu viel auf einmal vornehmen. Sie wollen Ihre Zeit nicht damit verbringen, halb erledigte Aufgaben zu Ende zu führen.

Sie sind weitaus effektiver, wenn Sie Ihre Aufgaben nacheinander abarbeiten. Wenn Sie jeder Aufgabe Ihre volle Aufmerksamkeit schenken, werden auch die Resultate qualitativ besser sein als wenn Sie versuchen mehrere Punkte gleichzeitig abzuarbeiten.

5: Ihre Arbeit geht vor

Es ist durchaus üblich von Kollegen gefragt zu werden, eine Aufgabe für sie zu übernehmen oder, dass neue Aufgaben zu den aktuellen hinzukommen. Es spricht nichts dagegen, allerdings sollten Sie Ihren eigenen Arbeitsplan priorisieren vor allem, wenn Sie wichtige Deadlines haben.

Wenn sie gerade sehr viel Arbeit haben, die zwingendermaßen Deadlines mit sich bringt, ist es nicht verwerflich, wenn Sie zuweilen Anfragen ablehnen oder vertagen.

Alles, was Sie zusätzlich zu Ihrer eigentlichen Arbeit machen wird Sie Zeit kosten und Ihren Workflow durcheinander bringen. Ihre Arbeit geht vor.


6: Meetings?


Meetings sind ein wichtiger Teil im täglichen Büroleben. Für manche Mitarbeiter sind sie ein beliebter oder unbeliebter Zeitvertreib. In jedem Fall beanspruchen Sie eine gewisse Menge an Zeit und sollten deshalb gut strukturiert sein.

Erfahren Sie mehr: Sie brauchen Hilfe im Büro? Wir stellen Ihnen kompetente Bürokräfte zur Verfügung.

Es ist wichtig, dass Meetings Sie nicht allzu sehr aus Ihrem Workflow reißen. Stellen Sie sicher, dass Meetings zielorientiert und für Sie relevant sind, damit Sie zeitnah an Ihren Aufgaben weiterarbeiten können.


7: Timing ist alles

Angestellte haben alle verschiedene Arbeitsgewohnheiten. So unterscheiden sich auch die Zeitspannen in denen sie am produktivsten sind. Auch für Sie ist es wichtig, dass Sie sich selbst richtig einschätzen, denn nur Sie wissen, zu welcher Zeit des Tages Sie am besten arbeiten.

Diese kleine Selbstanalyse wird Ihnen ermöglichen, Ihr Zeitmanagement besser einzurichten. Indem Sie die komplexeren Aufgaben während Ihrer produktivsten Zeit des Tages erledigen steigern Sie die Effektivität Ihrer Arbeit.

Es wäre kontraproduktiv, wenn Sie Aufgaben, die viel Konzentration bedürfen, beispielsweise Mittags abarbeiten, obwohl Ihre Konzentration im Laufe der Mittagszeit einen Tiefpunkt hat.

8: Ordnung muss sein

Die Suche nach den nötigen Informationen, Dokumenten, Dateien usw. ist oft das Zeitaufwendigste. Ein unordentlicher Schreibtisch oder eine unübersichtliche Verwaltung des PCs kann sich deswegen sehr negativ auf Ihren Workflow auswirken.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Schreibtisch und Ihr PC durchgehend gut organisiert ist. Auf diese Weise verlieren Sie keine Zeit, wenn Sie auf Informationen, Dateien, Ordner usw. zurückgreifen möchten.

Erfahren Sie mehr: Wie Sie in 5 Schritten die Produktivität Ihres Büros erhöhen können zeigen wir Ihnen hier.

Was ist Ihre Meinung zu diesem Thema?

Ist Zeitmanagement für Sie wichtig? Was sind Ihre Tipps und Tricks die Sie bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben anwenden? Teilen Sie gerne Ihre Meinung oder Ratschläge zu dem Thema in den Kommentaren. Zögern Sie nicht den Beitrag an Bekannte und Kollegen weiter zu leiten, wenn Sie ihn als hilfreich empfunden haben.


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