Die 8 Regeln für Remote Work

von Hagen Lippmann
Die 8 Regeln für Remote Work

Die Arbeitswelt wird flexibler und mobiler. An vielen modernen Arbeitsplätzen gehört es schon zum guten Ton, Remote Work anzubieten. Worauf sollte ein Unternehmen achten und welche Regeln können dafür definiert werden?

Remote Work wird gemeinhin das Arbeiten von zu Hause oder von einem Ort fernab vom festen Bürositz bezeichnet. So können Sie sich den stressigen Weg durch die Innenstadt sparen und in Jogginghose Ihre To-do-Liste abarbeiten.

Während es früher noch vonnöten war, sich gemeinsam an einem festen Ort zu treffen, um Projekte zu meistern und effektiv zu arbeiten, reißen heute mehr und mehr die Wände des Arbeitsplatzes auf.

Mit dem Internet können Sie ortsunabhängiger arbeiten und Daten fern der eigenen Festplatte in Clouds speichern, um sie Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Sie brauchen Ihre Arbeitszeit nicht mehr nach der Stechuhr messen, sondern orientieren sich an Deadlines.

In verschiedenen Studien wurde nachgewiesen, dass Remote Work gut für die Gesundheit ist, da es den Stress reduziert und man sich zu Hause besser konzentrieren kann. Dies fördert zudem die Produktivität.

Klar wird damit, dass Remote Work sowohl für Arbeitnehmer immer attraktiver wird als auch, dass es für Arbeitgeber langsam zum guten Ton gehört, diese anzubieten. Sobald man dies tun möchte, sollte es Regeln dafür geben. Jedes Unternehmen, das Remote Work anbietet, definiert für sich selbst, was dabei erlaubt ist.

Die Qualität der Ergebnisse und die Erreichbarkeit des Mitarbeiters darf durch Remote Work nicht in Mitleidenschaft gezogen werden. Falls Ihr Unternehmen ein Mitarbeiterhandbuch angelegt hat, sollten dort Regeln für Remote Work mit involviert sein.

Hier sind Sie also, unsere 8 wichtigsten Regeln für Remote Work, die möglichst vom Management definiert sein sollten und bestenfalls niedergeschrieben in einem digitalen Mitarbeiterhandbuch:

1. Definieren Sie, wem es erlaubt ist, remote zu arbeiten

Das Unternehmen sollte definieren, wer remote arbeiten darf. Dies hängt natürlich von der Art der anstehenden Arbeit ab und ob es gleichwertig möglich ist, sie von zu Hause auszuführen. Wenn man einen Großteil der Zeit am Telefon verbringt oder mit cloud-basierten Anwendungen arbeitet, ist es gleich, wo man sich befindet.

Ein Wasserrohrbruch lässt sich schwer mit Remote Work lösen. So sollte im digitalen Mitarbeiterhandbuch angegeben werden, wer konkret auf die Regelung zugreifen kann oder wer gegebenenfalls ausgeschlossen ist.

Viele Arbeitgeber bieten Remote Work erst nach der Probezeit an. Diese Regelung ergibt aus mehreren Gründen Sinn. Zum einen ist es gut, mit dem Einstieg in eine neue Firma, seine Kollegen etwas besser kennenzulernen, eine gemeinsame Dynamik und einen guten Workflow aufzubauen. Zum anderen kann am festen Arbeitsplatz die Arbeit besser kontrolliert werden und bei Problemen einfacher geholfen werden.

2. Bei Remote Work reaktionsfähig und erreichbar sein

Wenn Sie Regeln für Remote Work aufstellen, sollten Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter während der Arbeitszeit erreichbar bleibt. Das Arbeitstelefon sollte in Hörweite liegen und zu einem Meeting sollte sich jeder zu ausgemachter Zeit einschalten. Heutzutage kann man das problemlos vom heimischen Schreibtisch machen.

Auch wenn sich Deadlines ändern sollten oder ein Problemfall auftritt, muss der Mitarbeiter direkt darauf reagieren können. Mit Kommunikations-Tools wie Slack können Sie beispielsweise direkt sehen, wer gerade online und verfügbar ist.

3. Die Mitarbeiter sollen gleichberechtigt und teilnahmeberechtigt sein

Vonseiten des Managements sollte wiederum sichergestellt werden, dass die Reaktionsfähigkeit und Erreichbarkeit der Remote Worker von technischer Seite gewährleistet wird. Das bedeutet, dass beispielsweise die Teilnahme am Meeting möglich sein sollte, durch die Kamera und das Mikrofon am Laptop, beispielsweise per Google Hangouts.

Wenn Remote Work angeboten werden soll, ist es wichtig, dass die Arbeit gleichwertig auch von zu Hause geleistet werden kann. Auch bei Teamevents ist auf Gleichberechtigung zu achten. Laden Sie die Remote Worker zu gemeinsamen Aktivitäten ein, um den Zusammenhalt zu stärken.

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Vor allem in Übergangsphasen, in denen Firmen Remote Work erstmal austesten, sollte klar gemacht werden, dass Remote Work kein Kündigungsgrund ist. Mitarbeiter haben anfangs Bedenken, ob es ein schlechtes Licht auf sie wirft, wenn sie von zu Hause arbeiten.

4. Die Mitarbeiter sollten über die richtige Ausrüstung verfügen

Machen Sie von Anfang an transparent, welche Technik den Mitarbeitern zur Verfügung steht. Der Teufel steckt hier im Detail. Neben dem Laptop für die Arbeit können beispielsweise auch Blickschutzfilter für den Bildschirm angeboten werden, um das Arbeiten im Flugzeug zu ermöglichen.

Bei technischen Schwierigkeiten sollten Remote Worker auf einen Service zugreifen können, um die Probleme schnellstmöglich klären zu können. Bei Verlust oder Schaden an Geräten muss jeder wissen, wie er vorzugehen hat und wer der Ansprechpartner ist.

5. Erlaubte Orte für Remote Work

In diesem Punkt gibt es ganz unterschiedliche Regelungen. Manche Unternehmen bieten Remote Work nur von ganz bestimmten Orten aus an. Dabei ist zu beachten, dass die Sicherheit und Gesundheit des Mitarbeiters gewährleistet sein muss.

Es kommt vor, dass Orte wie Straßencafés oder Flugzeuge ausgeschlossen sind, um Kunden- und Unternehmensdatenschutz sicherzustellen. Definieren Sie dies der Situation entsprechend und geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Wunschorte einzureichen.

6. Erlaubte Zeiten für Remote Work

Wenn Sie Remote Work ermöglichen, aber es dennoch üblich ist, gemeinsam im Büro zu arbeiten, können Sie bestimmte Zeiten definieren, wann und wie oft wer remote arbeiten kann. So können Sie sicherstellen, dass es eine „kritische Masse“ an Leuten gibt, die zusammen im Büro arbeitet.

Das unterstützt die Teamkommunikation und sieht deutlich besser aus, sollte doch mal ein Investor oder Kunde ins Büro kommen. Manche Büros definieren bestimmte Wochentage für die jeweiligen Abteilungen. Bei anderen wird sich auf Freitag als generellen Remote-Tag geeinigt. Das wichtige ist, dass die Team-Kommunikation und der Zusammenhalt nicht beeinträchtigt werden.

7. Definieren Sie Maßnahmen zur Messung von Produktivität

Wir hatten ja schon eingangs erwähnt, dass Remote Work sogar die Produktivität steigern lassen kann. Das ist immer ein gutes Argument für den Arbeitgeber und daher umso besser, wenn sie messbarer wird.

Setzen Sie KPI´s (Key Performance Indicators) für Ihr Unternehmen. Dies sind Kennzahlen, mit denen die Leistungen von Aktivitäten ermittelt werden. An diesen kann man Mitarbeitern am besten veranschaulichen, welche Zahlen und Resultate gerade von Relevanz sind für die jeweilige Position.

Das ist nicht nur viel effizienter als die Stechuhr von früher, sondern schafft auch Transparenz in der Mission des Unternehmens. Und durch die passende Software wie etwa in Bezug auf die Webseite Google Analytics können die Mitarbeiter den Kurs selber nachvollziehen und wenn notwendig anpassen.

Das funktioniert genauso von zu Hause aus. Dort ist es ebenso möglich, Familie und Arbeit besser unter einen Hut zu bekommen und nach seinen eigenen Rhythmen zu arbeiten. Wenn die Zahlen für die KPI´s aber weiterhin gut aussehen, ist das ja alles kein Problem.

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8. Maßnahmen zum Datenschutz

Stellen Sie sicher, dass die Daten nicht gestohlen werden oder verloren gehen können. Viele Unternehmen arbeiten in extra abgesicherten Netzwerken. Mit der passenden Software können diese aber genauso von zu Hause Zugriff darauf bekommen.

Es ist mittlerweile recht üblich geworden, einen Laptop für die Arbeit und einen für private Nutzung zu haben. So kann man ebenso besser vermeiden, dass Viren auf den Arbeitsrechner gelangen.

Jedoch ist es in einem Straßencafé definitiv schwieriger, den Datenschutz zu gewährleisten. Überlegen Sie dabei, ob Sie erlauben wollen, dass die Mitarbeiter auf öffentliche WLAN-Netze zugreifen. In diesen Situationen sollten wie bei Geschäftsreisen besondere Vorkehrungen gemacht werden.

Zum Beispiel kann man es verbieten, dass sich die Mitarbeiter in öffentliche Netzwerke ohne Passwort einwählen oder kann die Kommunikation über Mail verschlüsseln.

Wenn Sie die Regeln im digitalen Mitarbeiterhandbuch vermerken, wissen die Kollegen genau, auf was sie zu achten haben und können sich sicher fühlen, dass Remote Work ein geschätzter Teil der Strategie ist. Das bringt Zufriedenheit, Produktivität und Treue mit sich.

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