Kommunikation: In nur 6 Schritten optimieren

von Joel Borgol
Kommunikation: In nur 6 Schritten optimieren

Wie in jeder funktionierenden Beziehung ist auch im Verhältnis zwischen Mitarbeitern Kommunikation ein Schlüsselfaktor. Die Einbindung Ihrer Kollegen in die Büroabläufe wird sicherstellen, dass die Unternehmenskultur, die Sie erschaffen möchten, für Ihr Team nicht nur relevant, sondern auch zugänglich ist.


1: Ein Kanal ist gut, mehrere sind besser

Die Verbundenheit der Angestellten gegenüber dem Unternehmen vertieft sich, wenn sie bezüglich Informationen, die das Unternehmen oder sie selbst betreffen, immer gut informiert sind.

Sorgen Sie dafür, dass es mehrere Kanäle gibt, durch welche Informationen an Ihre Angestellten kommuniziert werden, einschließlich:

  • Tägliche Updates in Slack oder anderen Team Messenger Plattformen
  • Wöchentliche E-Mail Newsletter
  • Wöchentliche, alle zwei Wochen stattfindende oder monatliche All Hands-Meetings, je nachdem wie groß Ihr Unternehmen und dessen Bedürfnisse sind


2: Informationen für alle durch transparente Kommunikation

Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens kann folgende Informationen beinhalten:

  • Neueinstellungen
  • Jubiläen und Geburtstage von Angestellten
  • Beförderungen und Meilensteine
  • Teamleistungen
  • Bevorstehende Events
  • Unternehmensneuigkeiten, -updates und -strategien

Vergessen Sie bei der Planung der Kommunikation nicht, dass Sie auch Ihre Fernarbeiter auf dem Laufenden halten müssen. Alles, was nur im Büro
ersichtlich ist, sollte dem Unternehmenskalender hinzugefügt werden.

Erfahren Sie mehr: Was sollten Sie alles bezüglich Remote Work beachten? Wir erklären es Ihnen.

Mithilfe von Tools wie Slack sind sämtliche Informationen schnell kommuniziert. Dank Tools wie Trello können Ihre Fernarbeiter verfolgen, was gerade passiert und Sie selbst können ganz einfach veranschaulichen, woran sie momentan arbeiten.

Auf diesem Weg bleibt der Informationsstand im Büro stets aktuell. Ihre Mitarbeiter bekommen ein Gefühl der Teamzugehörigkeit, da sie durchgehend über alles was passiert bescheid wissen. Eine transparente Kommunikation erhöht auch die Schnelligkeit und Effektivität Ihrer Mitarbeiter.


3: Feedback & Anliegen

Sobald Sie ein Gespür für die Entwicklung Ihres Unternehmens bekommen, werden Sie in der Lage sein eine fundierte Kommunikation innerhalb Ihres Teams zu schaffen. Entwickeln Sie auch ein Verständnis für die Bedürfnisse und Anfragen Ihrer Angestellten, um auf sie eingehen zu können.

Es gibt mehrere Strategien, um Feedback von Ihrem Team zu sammeln. Schaffen Sie eine Dynamik am Arbeitsplatz, die den Bedürfnissen aller entspricht. Zudem sollte sie auch die Mission und Werte des Unternehmens verkörpern.

Achten Sie darauf, dass Sie auf Feedback und Anliegen reagieren. So halten Sie die Unternehmenskultur, die Sie schaffen wollen, lebendig und Ihre Angestellten werden lernen sie wertzuschätzen.


4: Wie Sie vorgehen?

Etablieren Sie ein System mit einem einzelnen Kanal, der die Bitten Ihrer Angestellten sammelt, welches für das gesamte Büro funktioniert.

Stellen Sie sicher, dass jeder Ihrer Mitarbeiter einen einfachen Zugriff auf seinen Workflow hat, sei es in Form eines Ticketsystems, einer Tabelle oder einer Projektmanagement Software. Ticketsysteme wie Spoke wurden speziell für Office Operations Teams konzipiert und ermöglicht Office Managern:

  • Bitten via Slack oder in einem online Armaturenbrett sammeln
  • Die Kommunikation bezüglich Bitten über einen einzelnen Kanal zu optimieren
  • Kollegen automatisch über den Status Ihrer Bitten zu updaten
  • Eine greifbare Aufzeichnung, bezüglich dessen was geschafft wurde zu bekommen
  • Organisierung von Daten für ein besseres Verständnis der Bedürfnisse von Angestellten


5: Um Feedback zu sammeln:

Geben Sie Ihrem Team das Gefühl, dass nicht nur alles angesprochen werden kann, sondern auch, dass etwas unternommen wird, wenn etwas nicht stimmen sollte.

Ihre Angestellten fühlen sich als Menschen wahrgenommen und nicht nur als eine simple Arbeitskraft. Alleine diese Erkenntnis kann für die Arbeitsmoral mancher Mitarbeiter einen enormen Unterschied machen.

Um Feedback zu sammeln, gibt es einige einfache aber effiziente Wege:

  • Geben Sie in regelmäßigen Abständen einen anonymen Fragebogen im Büro rum um bezüglich Bedürfnissen und Bitten auf den neuesten Stand zu bleiben
  • Halten Sie regelmäßige Meetings, um eine Übersicht über die Funktionalität des jeweiligen Teams zu behalten
  • Sammeln Sie Informationen von Ihrem Team, damit Sie wissen wie Sie Ihre Arbeitsfläche gestalten können, um Sie produktiver und attraktiver zu machen
  • Einzelgespräche können ein gutes Mittel für Angestellte sein sich Ihnen zu öffnen


6: Teamevents fördern die interne Kommunikation

Organisieren Sie hin und wieder Teamevents. Das Ziel soll sein Mitarbeiter zusammenzubringen, die üblicherweise nicht zwingend etwas miteinander zu tun haben. Eventuelle Vorurteile oder Barrieren können so auf natürliche Art überwunden werden. Für die weitere Zusammenarbeit kann das sehr vorteilhaft sein.

In der Regel sind Menschen mehr Willens miteinander zu kommunizieren, wenn zumindest eine minimale Zuneigung vorhanden ist. Aus diesem Grund schaffen Teamevents eine gute Basis für zukünftige Kommunikation nicht nur innerhalb, sondern auch zwischen den Abteilungen.   

Erfahren Sie mehr: Sie planen demnächst ein Teamevent? Hier ist unsere Checkliste für Firmenfeiern.


Apropos Kommunikation

Konnten Sie aus diesem Beitrag etwas hilfreiches für Sie entnehmen? Wie handhaben Sie die Kommunikation in Ihrem Büro? Was ist für Sie essenziell um einen guten Kommunikationsstandard zu haben? Was sind die absoluten Killer für Kommunikation? Teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen, positiv oder negativ, mit uns. Wir freuen uns über jeden Input.

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